Last Updated on 19. Dezember 2023 by Henning Schweer

Kommunikation und damit Öffentlichkeitsarbeit ist eine zentrale Funktion der Unternehmensführung. Das heißt nicht, dass zwangsläufig die oberste Leitungsebene diese Aufgabe übernehmen muss. Immer wieder wird aber in meinen Augen in Unternehmen der Fehler gemacht, die Unternehmenskommunikation nebenbei laufen zu lassen oder irgendwem als zusätzliche – im schlimmsten Fall – lästige Aufgabe aufzudrücken. Natürlich haben gerade kleine Unternehmen nicht die Möglichkeit, extra Personal oder ganze Abteilungen für das Thema zu beschäftigen. Aber dann sollte es zumindest bei oder nahe einer der zentralen Führungskräfte angesiedelt sein.

Öffentlichkeitsarbeit muss kontinuierlich und abgestimmt mit allen Bereichen eines Unternehmens erfolgen, nur dann kann sie dauerhaft erfolgreich sein. Siedle also die zugehörigen Zuständigkeiten innerhalb Deines Unternehmens in der Führungsebene – ob nun bei einer der Leitungspersonen oder als eigene Stabsstelle bzw. Referent – an und plane genug Zeit und Ressourcen ein, damit sich die zuständige(n) Person(en) auch ausreichend dieser Arbeit widmen kann.

Zudem sollte die zuständige Person innerhalb des Unternehmens so eingebunden sein, dass sie mit anderen zentralen Bereichen gut vernetzt ist. Sie muss insbesondere in Kontakt stehen mit der Geschäftsführung, dem Qualitätsmanagement und den für die Bereiche Marketing und Vertrieb zuständigen Personen. Gibt es mehrere Standorte muss auch dorthin Kontakt bestehen und klar sein, dass die für Kommunikation zuständigen Personen immer zeitnah Unterstützung und Informationen über aktuelle Ereignisse und Nachrichten bekommt.

Öffentlichkeitsarbeit frühzeitig einbinden

Positive Botschaften werden aus der Unternehmenstätigkeit generiert, dazu muss die Kommunikationsabteilung aber über neue Entwicklung frühzeitig informiert werden und auch klar sein, dass Anfragen der zuständigen Abteilung oder Person von anderen Abteilungen und Bereichen nicht ganz nach hinten geschoben werden, wenn sie eintreffen, sondern in einer angemessenen Zeit bearbeitet werden. Es nützt wenig, wenn die Mitteilung über den Besuch des Bürgermeisters auf dem Sommerfest einer Deiner Einrichtung die Öffentlichkeitsarbeit erst eine Stunde vorher erreicht, dann ist es zu spät, diese Nachricht gut vorbereitet zu kommunizieren.

Noch fataler ist es, wenn die Kommunikationsverantwortlichen zu spät über Krisensituationen informiert wird. Im schlimmsten Fall treffen kritische Anfragen der Presse die zuständigen Personen dann unvorbereitet und es geht wertvolle Reaktionszeit verloren, in der eine negative Berichterstattung noch abgewendet oder zumindest eingedämmt werden könnte. Leg also Zuständigkeiten und Informationswege fest und sorg dafür, dass diese in Deinem Unternehmen bekannt sind und eingehalten werden.

Binde die Öffentlichkeitsarbeit als selbstverständlichen Teil in die Leitungskultur ein. Gibt es beispielsweise eine wöchentliche Leitungsrunde, dann sollte die zuständige Person immer in dieser Runde vertreten sein, um gut informiert zu werden, selbst über ihre Arbeit zu berichten und sich mit anderen Unternehmensteilen abzustimmen.

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